Facture électronique : guide complet 2025

L’obligation de facture électronique approche ! Dès le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA en France devront se conformer à cette obligation légale. L’objectif ? Moderniser les échanges, limiter la fraude et apporter un gain de temps non négligeable pour les petites entreprises, rendu possible grâce à la simplification administrative. La véritable question n’est plus de savoir si cela va arriver, mais plutôt comment s’y préparer au mieux.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Une facture électronique, c’est bien plus qu’une simple facture papier numérisée, ou même générée en PDF et transmise par email.

C’est le Code Général des Impôts qui détermine les critères de conformité d’une facture électronique. Pour être valide, elle doit remplir quelques obligations :

• Comme pour toute facture, l’authenticité de son origine, l’intégrité de son contenu et sa lisibilité doivent être assurées, à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation. (article 289 du CGI)
• La facture électronique doit être émises et reçues sous une forme électronique quelle qu’elle soit. (article 289 du CGI)
• Sa transmission se fera obligatoirement par le biais d’une plateforme agréée (anciennement plateforme de dématérialisation partenaire ou PDP). (article 289 bis du CGI)

En clair, pour être valide, votre facture devra respecter un certain format de fichier normé et être transmise par la plateforme agréée (ex-PDP) de votre choix. À ce jour, 3 formats sont officiellement reconnus par l’Administration fiscale dans le cadre de la réforme : CII, UBL et Factur-x.

Les différences entre une facture dématérialisée, électronique et papier

La dématérialisation des factures, un terme souvent flou et mal compris. Les confusions entre les concepts liés sont fréquentes. Faisons le point ensemble :

• Facture dématérialisée : il s’agit d’une facture conçue dans un format numérique, comme un PDF créé à partir d’un logiciel de traitement de texte ou d’un tableur. On considère aussi comme facture dématérialisée les factures papier numérisées. Mais attention, dématérialisée ne signifie par électronique !
• Facture électronique : une facture électronique est une facture créée dans l’un des formats électroniques validés par l’Administration fiscale et conforme à la réforme.
• Facture papier : c’est la plus connue de toutes, il s’agit de la version imprimée ou rédigée à la main de la facture. Elle ne sera bientôt qu’un lointain souvenir pour les entreprises françaises suite à l’entrée en vigueur de l’obligation de facture électronique.

Peut-on refuser une facture électronique ?

La réforme de la facture électronique, vous ne pourrez pas y couper ! C’est une obligation légale à laquelle vous devrez vous conformer, au même titre que toutes les réglementations qui s’appliquent à votre entreprise aujourd’hui.

Impossible donc de refuser, sous peine de finir sanctionné. En effet, le non-respect des obligations de facturation et de transmission des données pourra donner lieu à une amende de :

• 50€ par facture, en cas de non-émission sous format électronique ;
• 500€ en cas de non-désignation d’une plateforme agréée pour la réception des factures, majorée à 1000€ tous les 3 mois en cas d’absence de régularisation ;
• 500 € par transmission en cas de non-respect de l’obligation de e-reporting (transmission des données de paiement client à l’administration), plafonnée à 15 000 € par année civile.

La facturation électronique : un incontournable en 2025

Cette nouvelle obligation légale s’inscrit pleinement dans les objectifs de transformation numérique des entreprises initiés par l’Union européenne. Aujourd’hui, vous la percevez peut-être comme une contrainte supplémentaire, mais vous verrez très vite qu’elle apportera son lot d’avantages pour votre gestion quotidienne.

Les bénéfices pour les entreprises

• Gain de temps : grâce à l’automatisation apportée par les plateformes de facturation électronique, vous créez et envoyez vos factures en quelques clics seulement.
• Automatisation : plus besoin de saisir et ressaisir les informations pour chaque facture, grâce à votre logiciel de facturation, tout est automatisé pour plus de simplicité.
• Réduction des coûts : terminé le stockage et l’archivage long et couteux de vos documents, tout est centralisé dans votre logiciel de facturation électronique.
• Fiabilité et traçabilité : les échanges avec vos clients sont sécurisés grâce à votre plateforme agréée. Fini donc les factures perdues par email, vous êtes assurés de les transmettre sans encombre à chaque envoi.

Quels sont les défis à prendre en considération ?

Bien sûr, comme pour tout changement, un temps d’adaptation sera nécessaire. Le maitre mot pour rester serein et éviter toute interruption d’activité : l’anticipation.

1. Outils : Faites le point sur les outils que vous utilisez actuellement pour déterminer s’ils seront en mesure de vous permettre d’assurer votre conformité.
2. Process : Profitez-en pour étudier votre manière de gérer vos factures et la réadapter à ces nouvelles obligations en prenant le soin de rester transparent avec vos équipes.
3. Formation : Formez vos collaborateurs, à la fois aux nouveaux outils, mais aussi aux nouvelles obligations, afin de vous assurer que chacun a connaissance des évolutions à venir.
4. Accompagnement : Faites-vous accompagner, par votre expert-comptable par exemple. Il pourra vous conseiller d’un point de vue légal et organisationnel pour vous aider à trouver les meilleures méthodes et solutions en fonction de vos besoins.

Les éditeurs de logiciels de facturation électronique peuvent aussi être d’un grand soutien dans ces changements. BIM! by Cegid vous accompagne en mettant à votre disposition toute l’expertise de Cegid pour vous aider à comprendre et appliquer ces nouvelles obligations légales.

Les objectifs de l’État français

Le point de départ de cette réforme, c’est avant tout la lutte contre la fraude à la TVA. Mais le gouvernement poursuit également d’autres objectifs avec ces nouvelles obligations :

• Renforcement de la compétitivité des entreprises et diminution des délais de paiement ;
• Simplification administrative et automatisation comptable pour les entreprises, notamment en matière de TVA ;
• Traçabilité des opérations permettant aussi de mesurer l’activité économique du pays.

Le cadre légal de la facturation électronique en France

La loi et la réforme 2024-2026 : ce qu’il faut savoir

Ce sont les Lois de Finances successives (en particulier la Loi de Finances 2024) qui ont posé la cadre de la réforme de la facture électronique obligatoire, ainsi que son calendrier de mise en place progressif.

Deux grands principes sont à retenir :

• E-invoiving : il s’agit de l’obligation pour les entreprises de générer et transmettre leurs factures au format électronique, via une plateforme agréée (anciennement PDP) pour toutes leurs transactions de BtoB domestique (opérations entre professionnels, réalisées sur le territoire national français).
• E-reporting : cette nouvelle démarche oblige les entreprises concernées par la réforme à transmettre l’entièreté des données de facturation de leurs transactions, y compris les opérations non concernées par le e-invoicing. Il s’effectuera, comme le e-invoiving, par le biais de la plateforme agréée choisie par l’entreprise (ex-PDP).

Ainsi, toutes les entreprises ne seront pas concernées par le e-invoicing (par exemple les professionnels qui ne facturent que des particuliers), mais la grande majorité d’entre elles se verront tout de même impactées par le e-reporting.

Le calendrier officiel de déploiement

Pour laisser le temps aux entreprises de se préparer, le gouvernement a fait le choix de déployer ces nouvelles obligations progressivement. Deux dates sont à retenir :

1er septembre 2026 :

• Toutes les entreprises devront être en capacité de recevoir et traiter des factures électroniques.
• Les grandes entreprises et ETI seront dans l’obligation de concevoir et transmettre leurs factures au format électronique et de générer leur e-reporting.

1er septembre 2027 :

• L’obligation de e-invoicing et e-reporting s’élargira à toutes les entreprises, y compris les micro-entreprises, TPE et PME.

Qui est concerné par l’obligation ?

Toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA sont concernées, y compris les micro-entreprises qui bénéficient de la franchise en base de TVA. C’est la nature de leurs opérations qui déterminera quelles obligations s’appliquent :

• Transaction avec le secteur public (BtoG) : obligation de facturation électronique déjà en vigueur, via le portail Chorus Pro
• Transaction avec des entreprises françaises (BtoB domestique) : obligation de e-invoicing et e-reporting
• Transaction avec des particuliers sur le territoire français (BtoC) : obligation de e-reporting
• Transaction avec des entreprises étrangères sur le territoire français (BtoB international) : obligation de e-reporting

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